Política de Tratamiento de Datos Personales

Texto de ejemplo. Esta es una instalación de demostración: la razón social, el NIT, la dirección, el correo y los plazos que aparecen abajo son datos de ejemplo. Quien use esta herramienta debe reemplazarlos por los de su organización desde el panel, en Páginas legales, antes de ponerla a funcionar.

Última actualización: 13 de agosto de 2026. Vigencia: indefinida mientras se traten los datos.

1. Responsable del tratamiento

AmigaHSEQ S.A.S., NIT 900.123.456-7, con domicilio en Calle 100 # 15-20, oficina 302, Bogotá D.C., Colombia. Correo de contacto: contacto@amigahseq.com. Teléfono: (601) 123 4567 · WhatsApp 300 123 4567.

2. Marco legal

Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las normas que las modifiquen.

3. Qué datos hay en este sistema

• De las personas del sistema de gestión: nombre, documento, cargo, área, correo y teléfono.
• De la actividad: tickets, hallazgos, tareas, planes de trabajo, capacitaciones, asistencia, firmas de participación y documentos que se cargan.
• De acceso: fecha y hora de entrada y actividad dentro del sistema.

🔴 Si en los documentos que cargas hay datos de salud —exámenes médicos ocupacionales, incapacidades, investigaciones de accidentes— ten en cuenta que son datos sensibles: exigen autorización expresa e informada del trabajador, quien no está obligado a darla, y solo deben cargarse cuando sean estrictamente necesarios.

4. Finalidades

• Administrar el sistema de gestión y dejar constancia de su cumplimiento.
• Atender requerimientos de autoridades, auditorías y certificaciones.
• Comunicar tareas, vencimientos y novedades a las personas involucradas.
• Conservar la trazabilidad que exige la normativa de seguridad y salud en el trabajo.

5. Derechos del titular

Toda persona cuyos datos estén aquí puede conocerlos, actualizarlos y rectificarlos; pedir prueba de su autorización; ser informada del uso dado; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y revocar la autorización o pedir la supresión, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos —que en materia de seguridad y salud en el trabajo es frecuente y tiene plazos propios—.

6. Cómo ejercerlos

Escribiendo a contacto@amigahseq.com. Consultas: hasta diez (10) días hábiles, prorrogables cinco (5). Reclamos: hasta quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8), informando siempre el motivo.

7. Cuando usas esta herramienta para prestar servicios a terceros

Si eres un consultor o una empresa que administra aquí el sistema de gestión de otra compañía, el responsable de esos datos es la compañía cliente y tú actúas como encargado. En ese caso debes:

• Contar con autorización escrita del cliente para tratar sus datos en esta herramienta.
• Usarlos solo para lo que él te encargó y no para nada propio.
• Devolverlos o eliminarlos cuando termine el contrato.

Para eso está el anexo de tratamiento de datos por cuenta de un tercero: fírmalo con cada cliente.

8. Proveedor del software

Esta herramienta es provista por Amiga Software HSEQ S.A.S., NIT 902.064.575-1, que actúa como encargado (o subencargado) y solo trata los datos para prestar y mantener el servicio, sin usarlos para fines propios.

9. Seguridad y conservación

El acceso es por usuario y contraseña, con permisos por rol, y queda registro de la actividad. Los datos se conservan mientras dure la relación y después durante los plazos que exijan las normas laborales, de seguridad y salud en el trabajo y contables.

Registro de acciones. Para poder responder ante un reclamo y demostrar qué ocurrió, el sistema guarda un registro de las acciones realizadas: quién las hizo, qué cambió, cuándo y desde qué dirección IP. La finalidad es la seguridad de la información, la trazabilidad exigida por los sistemas de gestión y la atención de reclamaciones. Este registro no se puede modificar ni borrar, ni siquiera por un administrador: es lo que le da valor como prueba. Se conserva 3 años y después se elimina automáticamente. Las contraseñas y las claves de acceso a servicios externos se anotan únicamente como cambiadas: su valor nunca se guarda.

10. Vigencia

Rige desde 13 de agosto de 2026. Los cambios sustanciales se informarán antes de aplicarlos.