Anexo: Tratamiento de Datos por Cuenta de un Tercero

Texto de ejemplo. Esta es una instalación de demostración: la razón social, el NIT, la dirección, el correo y los plazos que aparecen abajo son datos de ejemplo. Quien use esta herramienta debe reemplazarlos por los de su organización desde el panel, en Páginas legales, antes de ponerla a funcionar.

Modelo de anexo. Última actualización: 13 de agosto de 2026.

Este anexo se firma entre AmigaHSEQ S.A.S. (en adelante, el encargado) y la empresa cliente (en adelante, el responsable) cuando el primero administra en esta herramienta el sistema de gestión del segundo.

1. Objeto

El responsable autoriza al encargado a tratar los datos personales de sus trabajadores y contratistas, únicamente para administrar su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y calidad.

2. Quién es quién

• Responsable: la empresa cliente. Decide para qué se usan los datos.
• Encargado: AmigaHSEQ S.A.S.. Los trata siguiendo las instrucciones del responsable.
• Subencargado: Amiga Software HSEQ S.A.S., NIT 902.064.575-1, que provee la plataforma. El responsable autoriza expresamente su intervención.

3. Obligaciones del encargado

• Tratar los datos solo para lo pactado y según las instrucciones del responsable.
• Guardar reserva, incluso después de terminado el contrato.
• Dar acceso solo al personal que lo necesite, con usuario propio.
• Atender y trasladar al responsable las peticiones de los titulares.
• Informar sin demora cualquier incidente de seguridad que afecte estos datos.
• Devolver o eliminar los datos al terminar, salvo obligación legal de conservarlos.

4. Obligaciones del responsable

• Haber obtenido la autorización de sus trabajadores para tratar sus datos.
• Entregar información veraz y actualizada.
• Comunicar al encargado las solicitudes de titulares que reciba.

5. Datos sensibles

Si se cargan datos de salud, el responsable declara contar con autorización expresa e informada del titular y asume que su tratamiento se limita a lo estrictamente necesario.

6. Duración

Este anexo rige mientras esté vigente el contrato de servicios y, en lo relativo a reserva, indefinidamente.

Responsable: ____________________ · NIT ____________ · Firma ____________

Encargado: AmigaHSEQ S.A.S. · NIT 900.123.456-7 · Firma ____________

Fecha: ____________